Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Dr. Marvin Behrendt, Gustav-Ohm-Str. 80, 46236 Bottrop, Deutschland · marvin@feedbackdoktor.de

Die Plattform wird im technischen Auftrag durch die Digitale Kumpel GmbH betrieben (Auftragsverarbeiter, siehe Ziff. 4).

2. Rollen

Für Ihre eigenen Konto-/Nutzungsdaten sind wir Verantwortlicher. Für die Daten Ihrer Mitarbeitenden, die Sie über die Plattform verarbeiten, sind Sie Verantwortlicher und wir Ihr Auftragsverarbeiter (geregelt im separaten AVV nach Art. 28 DSGVO).

3. Zwecke & Rechtsgrundlagen

• Konto/Login: Bereitstellung, Sicherheit — Art. 6(1)(b),(f)
• Sprachaufnahmen & Transkription, Onboarding-, Pulscheck- und Vertragsabgleichsdaten: im Auftrag des Kunden (Art. 28); für Aufnahmen zusätzlich Einwilligung (Art. 6(1)(a))
• Recruiting-/Karriere-Texte: Art. 6(1)(b),(f)
• Transaktions-E-Mails: Art. 6(1)(b),(f)

4. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Alle KI-Verarbeitung und die Datenspeicherung erfolgen in der EU; es findet kein Drittlandtransfer in die USA statt.

• Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon Bedrock) — KI-Textverarbeitung (Anthropic Claude), EU-Region Frankfurt
• Selbst betriebener Whisper-Dienst (Hetzner-Cluster) — Transkription von Sprachaufnahmen, Deutschland
• Hetzner Online GmbH — Hosting, Datenbank, Speicher, Deutschland
• Brevo (Sendinblue GmbH) — Transaktions-E-Mails, EU
• Digitale Kumpel GmbH — technischer Betrieb/Wartung, Deutschland

5. Sprachaufnahmen & KI (Transparenz)

Sprachaufnahmen werden über einen selbst betriebenen Dienst innerhalb der EU zu Text umgewandelt (verlassen die EU nicht). Transkripte und Unternehmensangaben werden zur Text-Erstellung an Anthropic Claude über Amazon Bedrock (EU-Region Frankfurt) übermittelt; die Daten werden nicht zum Training verwendet. Vor jeder Aufnahme wird um freiwillige, jederzeit widerrufbare Einwilligung gebeten.

6. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist:

• Konto- und Nutzungsdaten: für die Dauer des Vertragsverhältnisses; Löschung spätestens 90 Tage nach Vertragsende, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Im Auftrag verarbeitete Daten (Mitarbeitenden-, Onboarding-, Pulscheck- und Vertragsabgleichsdaten): Löschung auf Weisung des verantwortlichen Kunden bzw. bei Vertragsende.
• Sprachaufnahmen: bleiben für die Dauer des Kontos gespeichert (damit Sie diese erneut anhören können); Löschung mit Löschung des Kontos oder auf Widerruf der Einwilligung.
• Buchungs- und steuerrelevante Vertrags-/Zahlungsdaten: gesetzliche Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren (§ 147 AO, § 257 HGB).

7. Ihre Rechte

Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) sowie Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7(3)). Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77); zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).

8. Cookies

Es werden ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies zur Authentifizierung gesetzt (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Keine Analyse- oder Marketing-Cookies im eingeloggten Produkt.

9. Datenschutzbeauftragter

Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist gesetzlich nicht erforderlich (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG); ein Datenschutzbeauftragter ist daher nicht benannt. Für Datenschutzanfragen erreichen Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten.